Le logiciel de pointage est l’une des composantes d’une solution de gestion des temps. Il permet de collecter les enregistrements du temps de travail effectués depuis une badgeuse, le terminal sur lequel les employés “pointeront” leurs entrées et leurs sorties à l’aide d’un badge. Un logiciel de pointage peut être installé dans tous types d’entreprises, de la PME à la Grande entreprise de tous secteurs d’activité.
Logiciel de pointage : que permet-il de faire ?
Les fonctionnalités d’un logiciel de pointage sont multiples. Il représente la “matière grise” du système de gestion des temps. Le logiciel de pointage permet principalement de :
- Récupérer les pointages du personnel
- Calculer les temps de présence effectifs et les heures supplémentaires effectuées
- Extraire les données pour le traitement de la paie
Il existe différentes solutions de pointage sur le marché. Du système simple et économique pour TPE et PME, comme notre solution TimeKeys aux solutions plus complexes, majoritairement destinées aux grandes entreprises, et généralement proposées à des tarifs de plusieurs dizaines de milliers d’euros. En savoir plus sur le prix d’une pointeuse.
Récupération des pointages à l’aide d’une badgeuse
Pour pouvoir être alimenté en pointages, le logiciel de pointage doit être connecté à une badgeuse. La badgeuse est le terminal sur lequel le personnel déclare ses temps de travail. Il existe différentes technologies de badgeage:
- La badgeuse fixe avec badges : ce terminal est aujourd’hui encore le système de pointage horaire le plus utilisé en France. L’employé est muni d’un badge qu’il suffira de présenter devant la badgeuse pour l’enregistrement de ses temps de présence (embauche, pauses, débauche)
- La pointeuse mobile : ce système de pointage permet à un salarié itinérant de pointer ses heures de travail depuis un smartphone ou un terminal nomade. L’intérêt de la badgeuse mobile réside dans sa possibilité de géolocaliser les pointages. Certaines badgeuses mobiles permettent également de déclarer des temps d’activités prestées, souvent nécessaires aux entreprises de nettoyage ou du BTP.
- La badgeuse virtuelle : cette solution offre la possibilité à un employé de badger depuis un ordinateur connecté à Internet.
Quelles fonctionnalités avec un logiciel de pointage ?
Un logiciel de pointage permet de gérer une multitude de fonctionnalités pour la gestion du temps de travail des employés :
- Contrôle des entrées et des sorties
Le logiciel de pointage permet un contrôle horaire fiable des arrivées et des départs de employés de l’entreprise.
- Gestion des retards
Grâce à un logiciel de pointage vous serez en mesure de vérifier, directement depuis le logiciel, les employés qui sont arrivés à l’heure et ceux qui sont arrivés en retard. Pour les employés retardataires, il sera possible de paramétrer le logiciel afin que ce retard soit automatiquement déduit de leur temps de travail journalier.
- Non comptabilisation des heures supplémentaires non prévues
Les employés qui arrivent en avance (par rapport à l’heure théorique de début de travail) et sans autorisation préalable, ne pourront pas bénéficier d’un paiement d’heures supplémentaires. En effet, le logiciel de pointage indiquera bien leur heure d’arrivée dans l’entreprise, mais le temps de travail comptabilisé sera celui théorique. Toutefois, en cas d’événements spécifiques, par exemple une surcharge de travail ou un pic d’activité, le logiciel de pointage pourra être paramétré de manière à autoriser le paiement d’heures supplémentaires exceptionnelles.
- Gestion des pauses déjeuner, café, cigarette
Avec un logiciel de pointage, vous pourrez bénéficier d’une gestion claire et précise des temps de pauses au travail. Toutes les pauses peuvent être “pointées”. De la pause déjeuner, aux pauses diverses telles que les pauses café ou cigarette. Le logiciel de pointage pourra vous indiquer l’excédent de temps de pauses pris par l’employé.
- Gestion des absences et des congés
Le logiciel de pointage permet une gestion fine des absences et des congés. Le gestionnaire RH dispose de compteurs de soldes d’absences qu’il peut facilement communiquer aux salariés.
- Edition de fiches de pointage
Le logiciel de pointage permet d’éditer des fiches de pointage récapitulatives pour l’ensemble des salariés. Ce document dispose de toutes les informations nécessaires pour la réalisation des fiches de paie : temps théorique, temps de travail effectif, nombre d’heures supplémentaires effectuées, nombre de jours de congés pris. A noter qu’un relevé de pointage est le document qui pourra être demandé par l’inspection du travail en cas de contrôle.
Logiciel de pointage et code du travail : quelles obligations pour l’employeur ?
En matière de gestion du temps de travail, la loi impose plusieurs obligations à l’employeur :
- Comptabilisation et justification des heures travaillées pour chacun des employés
- Mise en place d’un systèmes de badgeage (tous systèmes de pointage autorisés dans le respect des règles du Code du Travail)
