Vous venez d’acheter une pointeuse badgeuse pour la gestion des temps de travail des employés de votre entreprise ? Avant de commencer à l’utiliser il conviendra d’effectuer les démarches légales suivantes afin d’être en conformité avec la loi.
1. Faire une déclaration d’utilisation à la CNIL
Une pointeuse badgeuse devra impérativement faire l’objet d’une déclaration d’utilisation auprès de la CNIL. Pour ce faire 2 méthodes s’offrent à vous : soit par Internet, soit par courrier.
- Par Internet :
- Cliquez sur ce lien pour accéder au site de la CNIL. Rendez-vous en bas de page et dans le paragraphe “Vous savez quelle déclaration effectuer“, positionnez-vous dans le bloc “Engament de conformité à un texte de référence de la CNIL” puis cliquez sur “Commencez votre déclaration” pour accéder au formulaire de déclaration simplifiée qui ne prendra que quelques petites minutes à remplir.
- Remplissez les informations administratives demandées.
- A l’étape 2, pour la sélection du fichier, choisissez dans la liste déroulante le code “NS42-Badges sur le lieu de travail”.
- Une fois la déclaration terminée, vous recevez un récépissé de la CNIL.
- Par courrier:
- Téléchargez le formulaire Cerfa 13810-01
- A l’étape 1, remplissez les informations administratives demandées.
- A l’étape 2, “Texte de référence” cochez la case “Norme simplifiée et écrivez le code “042” à côté du NS (code correspondant à l’utilisation de badges sur les lieux de travail)
- Terminez par les étapes 3 et 4.
2. Consultez les représentants du personnel et le CHSCT
La mise en place d’une pointeuse avec logiciel de gestion des temps doit impérativement faire l’objet d’une consultation préalable des délégués du personnel voire du CHSCT (Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail).
3. Afficher une note de service dans l’entreprise
La mise en place d’une pointeuse vous impose de rédiger une note de service à destination de tout le personnel de l’entreprise et faire apparaître les points suivants :
1. Identité du responsable du pointage : qui organise le pointage et recueille et exploite les données ?
2. Finalité/objectif du pointage : pourquoi met-on en place le pointage dans l’entreprise ?
3. Nature des données recueillies : quelles sont les données collectées par le système de pointage ?
4. Date de mise en place : le jour auquel le système de pointage sera effectif
5. Indiquer que la durée de conservation des données de pointage est de 5 ans
6. Organisation de l’accès aux documents et/ou données recueillis, traités et issus du pointage (dont ce qui est imprimé) éventuellement pour les faire rectifier si erreur : documents récapitulatifs de temps de travail, données personnelles et/ou nominatives.
A noter que la note de service devra être affichée dans un délai “raisonnable”, soit une 10aine de jours avant la date effective de début de pointage.
