Vous venez d’acheter une pointeuse badgeuse pour la gestion des temps de travail des employés de votre entreprise ? Avant de commencer à l’utiliser il conviendra d’être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
1. Remplir votre registre d’Activités de Traitement des données (CNIL)
Conformément à la nouvelle loi sur la Protection des Données (RGPD), une pointeuse badgeuse devra impérativement faire l’objet d’une mise en conformité.
- Cliquez sur ce lien pour télécharger, sur le site de la CNIL, le Registre des Activités et une Fiche de Registre des Activités (format word).
- Remplissez les informations demandées.
- Conservez ce document soit sous format électronique soit sous format papier. A noter que ces documents pourront vous être demandés en cas de contrôle de la CNIL.
2. Consultez les représentants du personnel et le CHSCT
La mise en place d’une pointeuse avec logiciel de gestion des temps doit impérativement faire l’objet d’une consultation préalable des délégués du personnel voire du CHSCT (Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail).
3. Informer les salariés via une note de service dans l’entreprise
La mise en place d’une pointeuse vous impose de rédiger une note de service à destination de tout le personnel de l’entreprise et faire apparaître les points suivants :
1. Identité du responsable du pointage : qui organise le pointage et recueille et exploite les données ?
2. Finalité/objectif du pointage : pourquoi met-on en place le pointage dans l’entreprise ?
3. Nature des données recueillies : quelles sont les données collectées par le système de pointage ?
4. Date de mise en place : le jour auquel le système de pointage sera effectif
5. Indiquer que la durée de conservation des données de pointage est de 5 ans
6. Organisation de l’accès aux documents et/ou données recueillis, traités et issus du pointage (dont ce qui est imprimé) éventuellement pour les faire rectifier si erreur : documents récapitulatifs de temps de travail, données personnelles et/ou nominatives.
A noter que la note de service devra être affichée dans un délai “raisonnable”, soit une 10aine de jours avant la date effective de début de pointage.
4. Pour en savoir +
Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations sur le Règlement sur la Protection des Données (RGPD) nous vous invitons à cliquer sur les liens ci-après :
https://www.cnil.fr/fr/principes-cles/rgpd-se-preparer-en-6-etapes
https://www.cnil.fr/fr/lacces-aux-locaux-et-le-controle-des-horaires-sur-le-lieu-de-travail
