Que vous soyez déjà équipés ou tout simplement à la recherche d’une badgeuse, nous avons créer ce guide pour vous accompagner dans votre réflexion afin de faire le bon choix pour l’acquisition d’un logiciel de gestion des temps.
1. Pourquoi installer une badgeuse ?
La question essentielle avant de démarrer un projet de recherche et d’installation d’une badgeuse est “Pourquoi?”. Pour vous aider à valider les fondements de votre projet, voici une liste de critères qui motivent, en général, les entreprises à réfléchir à l’acquisition d’une badgeuse.
- Vous passez plus d’une journée à collecter les informations pour la paie ?
- Vous saisissez manuellement les informations pour le traitement de la paie ?
- Les chefs d’équipe gèrent eux-mêmes les demandes de congés ?
- Vous rencontrez des difficultés à ce que vos employés respectent leurs horaires de travail ?
- Vous employez + de 5 salariés ?
- Vous faites régulièrement face à de nombreuses questions du personnel ?
- Vous ne réussissez pas à effectuer un reporting clair ou celui-ci est réalisé à la main ?
- Vous constatez un “pic” de travail au moment de la paie ?
- Vous rencontrez régulièrement de erreurs dans la paie ?
- Vous n’avez pas d’informations précises sur des informations clés telles que le nombre d’heures supplémentaires réalisées ou des chiffres sur l’absentéisme ?
- Vous avez reçu un avertissement de l’inspection du travail pour non-conformité de vos documents actuels ?
- Vous possédez déjà une pointeuse badgeuse mais vous n’êtes pas satisfait ?
Si vous vous reconnaissez dans plusieurs de ces situations, il apparaît évident qu’une solution de badgeage nécessite d’être déployée au sein de votre entreprise.
2. Chaque service de l’entreprise tire profit d’une badgeuse
Une badgeuse peut être utile à tous les niveaux de l’entreprise. Les bénéfices sont multiples et diffèrent, bien évidemment, selon les fonctions. Globalement, une badgeuse impliquera les résultats suivants au sein de votre organisation :
- Une confiance retrouvée
Les collaborateurs vont retrouver confiance en leur direction, en particulier, au niveau des ressources humaines car les fiches de paie seront toujours correctes. Les managers et la direction se réjouiront d’un climat serein. Le service des ressources humaines sera également heureux de ne plus être constamment dérangé pour des dépôts de plainte.
- Une transparence à tous niveaux
La confiance passe également par l’accès à l’information. En effet, les collaborateurs peuvent disposer de leurs soldes de congés ou des heures supplémentaires effectuées. Une fois encore, cela évite de devoir continuellement s’adresser aux RH et fait donc gagner du temps à tout le monde.
- Un management amélioré
Une badgeuse permet une plus grande implication du management dans la gestion des temps des salariés. Pour les ressources humaines, une telle solution permet de réaliser des analyses et d’obtenir des informations capitales qui permettront des prises de décision stratégiques avec la direction.
- Une facilité d’utilisation inégalée
Facilitez la vie de vos collaborateurs, de leurs managers et de votre département RH en évitant la “paperasse” inutile. En effet, un simple pointage horaire devant un terminal permet d’enregistrer une heure d’arrivée et de départ.
- Un outil de reporting complet
Pour les ressources humaines, comme pour la direction, une badgeuse offre la possibilité de réaliser plusieurs analyses pour anticiper et prendre les bonnes décisions.
Comment mener à bien mon projet de badgeuse ?
Etape 1 : Etat des lieux de votre méthode actuelle
Avant de vous lancer dans une recherche de fournisseurs, faites un état des lieux de votre situation actuelle en vous posant les questions suivantes :
- Qu’est ce qui vous ralentit dans le processus actuel du contrôle du temps de travail de vos employés ?
- Quelles sont les personnes impactées ?
- Quelles sont les conséquences ?
- Quel est le coût de ces problématiques pour l’entreprise ?
Etape 2 : Listing de critères pondérés
Une fois l’audit de l’existant effectué, vous êtes quasiment prêt à consulter des fournisseurs potentiels de badgeuses. Il vous reste cependant à prévoir la manière dont vous allez les comparer / départager. Pour cela, nous vous conseillons d’établir une liste de critères correspondant à vos besoins et aux caractéristiques souhaitées. Par exemple :
- Depuis quand le fournisseur existe t-il ?
- Est-il éditeur de son propre logiciel ?
- Est-il situé dans mon pays ? (siège social, service commercial, hotline)
- Dispose t-il d’experts en problématiques RH ?
- Son offre est-elle flexible (prix, fonctionnalités)
- Quel processus d’implémentation propose t-il ?
- Quelles sont les possibilités d’interfaçage avec votre logiciel de paie ?
- Comment est structurée la tarification (logiciel, matériel) ?
- Quels sont les services proposés par le fournisseur (assistance technique, suivi, mises à jours, formations complémentaires) ?
Etape 3 : Sélection des fournisseurs
Il n’est pas toujours simple de se repérer face à la masse d’informations disponibles notamment sur Internet. Attention de ne pas vous laisser séduire par des tarifs anormalement bas sur des sites marchands généralistes. Dans tous les cas, ces achats “carte bleue” correspondent à l’acquisition d’une badgeuse seule sans le moindre logiciel de gestion ni sans la moindre prestation de services… Attention de ne pas cliquer trop vite !
Une fois que votre “short list” est prête, place à la consultation des fournisseurs !
Nos conseils :
- Sélectionnez 3 fournisseurs maximum
- Laissez de la place pour les extras. En effet, au-delà des simples “entrées / sorties” vous pourriez découvrir de nouvelles fonctionnalités auxquelles vous n’aviez pas pensé.
- Évitez les achats carte bleue sur les sites marchands généralistes
Etape 4 : Calculer votre ROI par rapport à la solution choisie
Les étapes précédentes vous aura normalement permis de sélectionner plusieurs fournisseurs de confiance. Afin de les départager ou de confirmer votre choix, n’hésitez pas à calculer votre ROI (retour sur investissement). il ne s’agit pas de calculer uniquement votre gain financier mais surtout valoriser les bénéfices d’une badgeuse en terme de confiance, confort et gain de temps.
